Когда компания хочет провести онлайн-трансляцию события, часто возникает вопрос: «Сколько времени нужно заложить, чтобы спокойно организовать мероприятие и не делать все в последний момент?». Сегодня мы постараемся дать на него ответ. В этой статье мы расскажем, из каких этапов состоит подготовка прямого эфира и сколько дней или часов занимает каждый из них.
Когда дело касается проведения мероприятия онлайн, единого ответа на вопрос о времени быть не может. Например, мы не можем сказать «закладывайте на подготовку к событию 7 дней» без технического задания. Дело в том, что на организацию мероприятия может повлиять множество факторов, которые усложнят и растянут ее. Вот самые частые из них:
Сложность. Вы планируете мероприятие в виртуальной студии или на хромакее с сложной графикой? Рассчитываете на +20 000 онлайн-участников? Трансляция будет проводиться на большой площадке с участниками оффлайн? Все эти аспекты влияют на продолжительность подготовки. Например, на создание анимированной графики и контента для посадочной страницы трансляции может занять от 7 дней.
Продолжительность. Мероприятия бывают разные — например, эфир на пару часов из студии или гибридная конференция на площадке весь день.
Количество задач, которые вы отдаете подрядчику. Чтобы сэкономить время, можно разделить задачи. Например, заказчик готовит сценарий, а подрядчик проводит монтаж оборудования и организовывает тестовый прогон. Если заказывать онлайн-трансляцию «под ключ», на подготовку уйдет не меньше недели. Но и результат может быть более цельным и качественным.
Организация онлайн-трансляции может пойти по нескольким сценариям. Мы рассмотрим два из них и расскажем, сколько времени уйдет на каждый этап подготовки.
В этом случае заказчик полностью доверяет подрядчику все приготовления к мероприятию. Команда выполняет следующие работы:
В зависимости от сложности ивента, составление сценария может занимать от 1 дня до 2 недель. Например, если вы планируете небольшую конференцию, вебинар или презентацию с докладами спикеров, сценарий можно написать за 1-2 дня. А если нужен сценарий для шоу, премии, концерта, где выступают ведущие, сроки создания текста увеличиваются. Тогда этот этап может занять 1-2 недели.
Вашему форуму или концерту нужен открывающий ролик? Или красивая графика на фоне выступления спикеров? В разработке визуала также важны продолжительность и сложность онлайн- мероприятия. Для небольшого ивента графику можно создать за 5 дней, а для шоу на десятки тысяч зрителей лучше закладывать до 30 дней.
Будем честны — даже если заказчик и подрядчик прекрасно поняли друг друга, в сценарий или визуал все равно понадобится внести правки. Например, за время подготовки у заказчика могли измениться какие-то данные, и в текст нужно добавить новую информацию. Правки обычно вносятся в срок 1-2 дня.
Когда все материалы готовы, режиссер проговаривает нюансы с заказчиком, чтобы все прошло гладко. Как правило, для обсуждения достаточно созвона на 1-2 часа.
Старший инженер проекта собирает техническую схему для инженеров, которые будут монтировать и настраивать оборудование. Далее они «собирают площадку»: устанавливают камеры, микрофоны и другую технику. Монтаж занимает 3-5 часов в зависимости от масштаба мероприятия и размера площадки.
За несколько часов до начала ивента режиссер объясняет спикерам, как будет проходить прямая трансляция, когда можно будет начинать выступление, как обращаться с оборудованием.
Если вы хотите полностью отдать проект подрядчику, рекомендуем выделить около 2-3 недель на подготовку онлайн-трансляции. Сомневаетесь насчет времени и боитесь опоздать? Обратитесь в Invision. Мы оценим ваш проект и скажем, сколько времени уйдет на его организацию.
Иногда заказчик решает сделать графику и написать сценарий своими силами, а остальные работы отдать подрядчику. Тогда можно обратиться к организаторам прямого эфира за неделю или меньше. Но надо помнить, что графика и сценарий должны соответствовать техническим требованиям. Если они не будут выполнены, нужно будет переделывать материалы. Мы рекомендуем заказывать проект «под ключ». В этом случае сроки подготовки легче прогнозировать, а значит, можно будет спокойно и качественно организовать трансляцию онлайн.
В конце ответим на самый животрепещущий вопрос — возможно ли подготовиться за 1-2 дня? Что делать, если нужно организовать прямой эфир срочно?
Конечно, лучше избежать таких ситуаций и обратиться к подрядчику заранее. Но если случился форс-мажор, онлайн-мероприятие еще можно спасти. В практике Invision были ситуации, когда заказчики обращались к нам за несколько часов до события. Если у вас горят сроки, свяжитесь с нами через наш сайт. Наш менеджер свяжется с вами и расскажет, чем мы можем помочь вашему проекту прямо сейчас.
